Trong quá trình thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ) lần đầu, việc nắm rõ quy định tại Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP được xem là bước chuẩn bị quan trọng giúp người dân hiểu rõ các nội dung mà UBND cấp xã có trách nhiệm xác minh. Đây là quy trình nghiệp vụ nhằm làm rõ tính pháp lý của thửa đất thông qua việc xác nhận 5 tiêu chí trọng yếu sau vê hiện trạng sử dụng đất, tình trạng tranh chấp, nguồn gốc sử dụng đấ, tính ổn định của việc sử dụng đất, sự phù hợp với quy hoạch, từ đó tạo cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét và giải quyết hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp cho bạn đọc hiểu rõ về quy định này. 

UBND cấp xã xác nhận những gì khi người dân đăng ký đất đai lần đầu? 

Tại sao bước xác nhận của UBND cấp xã lại có vai trò then chốt? 

Trong quy trình đăng ký đất đai, bước xác minh tại cấp xã thường được xem là mắt xích quan trọng nhất vì những lý do thực tiễn sau:

Đơn vị nắm rõ “lịch sử” của từng thửa đất: UBND cấp xã là cơ quan hành chính gần dân nhất, trực tiếp quản lý địa bàn nên thường nắm bắt sát sao quá trình biến động và “lịch sử” sử dụng của từng mảnh đất qua các thời kỳ. Nếu thiếu đi các nội dung xác nhận về hiện trạng, nguồn gốc hay tình trạng tranh chấp theo Điều 33, hồ sơ của người dân khó có thể đủ điều kiện pháp lý để chuyển đến các bước quyết định tiếp theo trong quy trình cấp Sổ đỏ.

Sự thay đổi về vai trò ủy ban cấp xã: Một điểm đặc biệt người dân cần lưu ý là sự chuyển dịch về vai trò của cấp xã theo quy định mới tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP và Nghị định 49/2026/NĐ-CP: 

Trước đây, UBND xã chủ yếu đóng vai trò là kiểm tra, xác nhận và gửi thông tin lên cơ quan chức năng cấp huyện để nơi đây xem xét ra quyết định cấp Giấy chứng nhận.

Hiện nay, trong cơ chế phân cấp mới, tại nhiều trường hợp cụ thể, UBND xã không còn đơn thuần thực hiện xác nhận mà đã trở thành một trong những cơ quan có thẩm quyền trực tiếp quyết định.

⇒ Khi đã trở thành bên có quyền quyết định, các nội dung xác minh về nguồn gốc đất, tranh chấp hay quy hoạch quy định tại Điều 33 không còn là một thủ tục trung gian gửi đi nơi khác. Thay vào đó, những thông tin này trở thành các căn cứ pháp lý trực tiếp để UBND cấp xã tự xem xét và ban hành quyết định cấp Giấy chứng nhận cho người dân. Sự thay đổi này hướng tới việc giúp hồ sơ được giải quyết tập trung tại một địa điểm, hỗ trợ người dân tiết kiệm thời gian và giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết trong lộ trình làm Sổ đỏ.

Chi tiết các nội dung UBND cấp xã bắt buộc phải xác nhận (khoản 1 và khoản 2 Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP)

Để hồ sơ đăng ký đất đai có đủ cơ sở pháp lý, UBND cấp xã sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận các nhóm thông tin trọng yếu sau đây:

Xác nhận hiện trạng và tranh chấp (Áp dụng cho mọi trường hợp)

Đây là nội dung xác minh cơ bản nhất mà bất kỳ thửa đất nào khi làm thủ tục cũng đều phải thực hiện. UBND xã sẽ ghi nhận các yếu tố thực tế bao gồm:

Về hiện trạng: Xác định rõ trên diện tích đất đăng ký hiện tại đã có nhà ở hay chưa? Có sự tồn tại của các công trình xây dựng nào khác (nhà kho, xưởng, công trình phụ…) hay không?

Về tình trạng tranh chấp: Đây là bước kiểm tra nhằm hạn chế rủi ro pháp lý sau này. Cơ quan chức năng sẽ xác minh xem thửa đất có đang bị hàng xóm kiện cáo, khiếu nại về ranh giới hoặc có tình trạng chồng lấn diện tích với các hộ liền kề hay không.

Xác nhận Nguồn gốc và Thời điểm sử dụng đất

Nội dung này là căn cứ để phân loại điều kiện cấp Giấy chứng nhận và xác định các nghĩa vụ tài chính liên quan. Tùy vào hồ sơ thực tế, UBND xã sẽ xác nhận theo hai hướng:

Trường hợp có giấy tờ cũ (Theo Khoản 7 Điều 137 Luật Đất đai năm 2024): Nếu người dân cung cấp được các loại giấy tờ hợp lệ từ thời điểm trước đây, UBND xã sẽ tập trung xác nhận việc sử dụng đất có đảm bảo tính ổn định và liên tục hay không.

Trường hợp không có giấy tờ: Đây là tình huống phổ biến và phức tạp hơn. Xã có trách nhiệm xác minh rõ nguồn gốc hình thành (ví dụ: đất do khai hoang, đất do ông cha để lại từ nhiều đời…) và xác định chính xác thời điểm bắt đầu sử dụng đất thực tế vào mục đích hiện tại.

Xác nhận sự phù hợp với Quy hoạch

Việc xác nhận quy hoạch là điều kiện cần để đảm bảo thửa đất được sử dụng đúng mục tiêu quản lý của Nhà nước.

Giải thích: Để một thửa đất có khả năng được cấp Sổ đỏ với mục đích đất ở hoặc đất phi nông nghiệp, vị trí thửa đất đó thông thường phải khớp với quy hoạch sử dụng đất đã được phê duyệt tại địa phương.

Các loại quy hoạch cần đối chiếu: Tùy từng vị trí, UBND xã sẽ căn cứ vào các loại quy hoạch đang có hiệu lực tại thời điểm xác nhận như: Quy hoạch chung, quy hoạch xây dựng, quy hoạch phân khu hoặc quy hoạch lâm nghiệp (đối với các khu vực là đất rừng).

⇒ Việc xác nhận đầy đủ và chính xác các nội dung nêu trên không chỉ là trách nhiệm của cơ quan quản lý mà còn là quyền lợi sát sườn của người dân, giúp minh bạch hóa thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xét duyệt hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sau này.

>>Tham khảo: Quy định bồi thường khi thu hồi đất theo Điều 102 của luật đất đai 2024

Thủ tục niêm yết công khai 15 ngày (khoản 4 Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP)

Sau khi hoàn tất các nội dung xác minh về hiện trạng và nguồn gốc, UBND cấp xã bắt buộc phải thực hiện bước niêm yết công khai. Đây là khâu quan trọng giúp minh bạch hóa hồ sơ và bảo vệ quyền lợi cho chính người đăng ký đất đai cũng như các bên liên quan.

Địa điểm niêm yết: Thông tin xác nhận sẽ được công khai tại trụ sở UBND cấp xã và khu dân cư nơi có đất (thông thường là tại bảng tin nhà văn hóa thôn, xóm hoặc tổ dân phố).

Thời gian niêm yết: Phải đảm bảo niêm yết trong 15 ngày liên tục.

Mục đích: Việc công khai này tạo điều kiện để hàng xóm, những người sử dụng đất liền kề và cư dân xung quanh kiểm tra, đối soát xem các thông tin về ranh giới, diện tích và nguồn gốc mà xã đã xác nhận có chính xác hay không. Điều này hỗ trợ việc phát hiện sớm các sai sót, giúp giảm thiểu rủi ro xảy ra khiếu nại hay tranh chấp kéo dài sau khi Giấy chứng nhận được cấp.

Lưu ý về trách nhiệm của xã: Trong thời gian này, nếu có bất kỳ ý kiến phản hồi hoặc khiếu nại nào từ người dân về nội dung công khai, UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét và thực hiện các biện pháp giải quyết theo đúng thẩm quyền trước khi hoàn thiện hồ sơ.

⇒ Việc niêm yết công khai chính tại cấp cơ sở để đảm bảo hồ sơ của người dân được chính xác và khách quan nhất trước khi chuyển sang các giai đoạn tiếp theo.

Bảng tổng hợp nội dung xác nhận của UBND cấp xã

Để thuận tiện cho việc theo dõi, người dân có thể đối chiếu các nội dung mà UBND xã sẽ tiến hành xác minh dựa trên từng trường hợp cụ thể như sau:

Sau khi xác nhận xong, bước tiếp theo là gì? (khoản 5 Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP) 

Sau khi kết thúc 15 ngày niêm yết công khai mà không có khiếu nại hoặc các khiếu nại đã được giải quyết xong, UBND cấp xã sẽ tiến hành bước cuối cùng: Hoàn thiện hồ sơ và lập tờ trình (theo Mẫu số 08/ĐK).

Tuy nhiên, thay vì mặc định trình lên cấp Huyện như trước khi sáp nhập theo khoản 5 thì theo quy định mới nhất tại Điều 14 Nghị định số 49/2026/NĐ-CP, điểm đến của hồ sơ hiện nay đã được phân cấp rõ ràng theo từng trường hợp cụ thể để tối ưu hóa thời gian xử lý:

Trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã 

Đối với các hồ sơ thuộc diện được UBND cấp xã giao đất, cho thuê đất hoặc công nhận quyền sử dụng đất, Chủ tịch UBND cấp xã hiện nay có thẩm quyền trực tiếp ký cấp Giấy chứng nhận. Điều này có nghĩa là tờ trình xác nhận nội dung sẽ được trình ngay cho lãnh đạo xã để phê duyệt tại chỗ, giúp giảm thiểu đáng kể các khâu trung gian.

Ví dụ: Gia đình ông Nam sử dụng mảnh đất do cha ông để lại từ năm 1990, không có giấy tờ nhưng sử dụng ổn định và không tranh chấp. Sau khi UBND xã xác minh nguồn gốc và niêm yết công khai, nếu đủ điều kiện “Công nhận quyền sử dụng đất”, Chủ tịch UBND xã sẽ là người trực tiếp ký cấp Sổ đỏ cho ông Nam.

Trường hợp thuộc thẩm quyền của Văn phòng đăng ký đất đai

Với các hồ sơ không thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh hoặc cấp xã, kết quả xác minh sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai. Đây là cơ quan chuyên môn thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận cho các trường hợp đăng ký lần đầu phổ biến của hộ gia đình, cá nhân.

Ví dụ: Bà Lan có một thửa đất nông nghiệp đã có giấy tờ hợp lệ từ thời kỳ trước (thuộc diện quy định tại Điều 137 Luật Đất đai năm 2024). Bà nộp hồ sơ để cấp đổi sang mẫu Sổ mới. Sau khi xã xác nhận hiện trạng không thay đổi, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để cơ quan chuyên môn này ký cấp Sổ cho bà.

Trường hợp thuộc thẩm quyền của Cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh

Với các hồ sơ do cơ quan cấp tỉnh quyết định giao đất hoặc cho thuê đất, hồ sơ sẽ được chuyển lên Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh để giải quyết.

Ví dụ: Một doanh nghiệp được UBND cấp tỉnh quyết định giao đất để xây dựng nhà xưởng sản xuất. Quy trình xác nhận và cấp Sổ trong trường hợp này sẽ do Cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh chủ trì thực hiện.

⇒ Việc phân cấp thẩm quyền tùy theo từng trường hợp về gần dân sát dân hướng tới mục tiêu rút ngắn lộ trình luân chuyển hồ sơ. Tuy nhiên, do mỗi mảnh đất đều có lịch sử riêng biệt, người dân nên chủ động cung cấp thông tin trung thực và phối hợp chặt chẽ với cán bộ địa chính ngay từ khâu xác minh ban đầu. Điều này có khả năng giúp hồ sơ tránh được các yêu cầu sửa đổi, bổ sung không đáng có, từ đó đẩy nhanh tiến độ nhận Sổ đỏ.

Toàn văn quy định tại Điều 33 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP

Điều 33. Nội dung xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu

1. Xác nhận hiện trạng sử dụng đất có hay không có nhà ở, công trình xây dựng; tình trạng tranh chấp đất đai, tài sản gắn liền với đất.
2. Ngoài nội dung xác nhận theo quy định tại khoản 1 Điều này, căn cứ vào trường hợp cụ thể, Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận các nội dung sau:
3. a) Trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại khoản 7 Điều 137 của Luật Đất đai thì xác nhận đất sử dụng ổn định theo quy định tại khoản 38 Điều 3 của Luật Đất đai và khoản 3 Điều 34 của Nghị định này;
4. b) Trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định tại Điều 137 của Luật Đất đai thì xác nhận nguồn gốc sử dụng đất; xác nhận việc sử dụng đất ổn định theo quy định tại khoản 38 Điều 3 của Luật Đất đai và khoản 4, khoản 5 Điều 34 của Nghị định này;
5. c) Trường hợp đề nghị công nhận vào mục đích đất phi nông nghiệp quy định tại điểm d khoản 1, điểm d khoản 2, điểm d khoản 3 Điều 138 của Luật Đất đai, khoản 3 Điều 25, điểm c khoản 1 và điểm c khoản 2 Điều 26 của Nghị định này và trường hợp quy định tại điểm a khoản 3 Điều 139 của Luật Đất đai mà không thuộc khoản 5 Điều 25 của Nghị định này, khoản 2 và khoản 3 Điều 140 của Luật Đất đai thì xác nhận sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất cấp huyện hoặc quy hoạch chung hoặc quy hoạch phân khu hoặc quy hoạch xây dựng hoặc quy hoạch nông thôn; trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 140 của Luật Đất đai thì xác nhận sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất;
6. d) Trường hợp quy định khoản 1 Điều 139 của Luật Đất đai thì xác nhận sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch xây dựng.

Trường hợp quy định tại điểm a khoản 2 Điều 139 của Luật Đất đai thì xác nhận sự phù hợp với quy hoạch lâm nghiệp đối với rừng đặc dụng, rừng phòng hộ.

Trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều 139 của Luật Đất đai thì xác nhận sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất cho mục đích xây dựng công trình hạ tầng công cộng.

Trường hợp quy định tại điểm c khoản 2 Điều 139 của Luật Đất đai thì xác nhận sự phù hợp quy hoạch lâm nghiệp đối với rừng đặc dụng, rừng phòng hộ, quy hoạch sử dụng đất cho mục đích xây dựng công trình hạ tầng công cộng, xác nhận thêm sự phù hợp quy hoạch theo quy định tại điểm c khoản này đối với trường hợp quy định tại điểm c khoản 2 Điều 26 của Nghị định này;

đ) Khi xác nhận sự phù hợp với quy hoạch quy định tại các điểm c và d khoản này thì Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào quy hoạch có hiệu lực tại thời điểm xác nhận.

3. Trường hợp người sử dụng đất không có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, cộng đồng dân cư được Nhà nước giao đất để quản lý thì Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận các nội dung quy định tại khoản 1, điểm a và điểm b khoản 2 Điều này.

4. Niêm yết công khai các nội dung xác nhận quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này đối với trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 06/ĐK ban hành kèm theo Nghị định này tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, khu dân cư nơi có đất, tài sản gắn liền với đất trong thời gian 15 ngày, đồng thời thực hiện xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung đã công khai (nếu có).

5. Hoàn thiện hồ sơ và lập tờ trình theo Mẫu số 08/ĐK ban hành kèm theo Nghị định này trình cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp huyện.

Những câu hỏi thường gặp 

Xã ngâm hồ sơ quá 15 ngày niêm yết thì làm thế nào? 

Theo quy định, thời hạn niêm yết công khai là 15 ngày. Nếu quá thời hạn này mà hồ sơ chưa được chuyển bước tiếp theo, bạn nên:

• Liên hệ trực tiếp: Hỏi cán bộ địa chính hoặc bộ phận một cửa để yêu cầu cung cấp thông tin về tình trạng giải quyết hồ sơ.
• Kiến nghị văn bản: Gửi đơn kiến nghị yêu cầu giải trình lý do chậm trễ đến UBND cấp xã.
• Gửi phản ánh đến cơ quan cấp trên: Chuyển nội dung phản ánh bằng văn bản đến cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh để yêu cầu đôn đốc, giám sát việc thực hiện thủ tục.
• Sử dụng công nghệ: Gửi phản ánh, kiến nghị trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc qua Hộp thư điện tử tiếp nhận phản ánh của cơ quan nhà nước tại địa phương để đảm bảo thông tin được lưu vết chính xác trên hệ thống.
• Liên hệ đường dây nóng: Gọi điện đến hotline chuyên trách về cải cách thủ tục hành chính của tỉnh hoặc thành phố để báo cáo về tình trạng chậm trễ hồ sơ.
• Khiếu nại: Trong trường hợp việc chậm trễ không có lý do chính đáng, người dân có thể thực hiện quyền khiếu nại về hành vi hành chính chậm trễ theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

Nếu thông tin niêm yết sai sự thật báo cho ai? 

Khi phát hiện thông tin niêm yết (về ranh giới, diện tích, nguồn gốc…) không chính xác hãy thực hiện các việc như:

Báo cho UBND cấp xã: Gửi ý kiến phản hồi trực tiếp hoặc bằng văn bản đến ngay trong thời hạn 15 ngày niêm yết.

Yêu cầu giải quyết: Theo Khoản 4 Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, UBND xã có trách nhiệm xem xét và giải quyết các phản ánh này. Việc điều chỉnh thông tin (nếu có cơ sở) sẽ được thực hiện trước khi hồ sơ được hoàn thiện để trình bên có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 

Có thể nói, quy trình xác nhận đất đai  tại UBND cấp xã theo Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP kết hợp cùng cơ chế phân cấp mới tại Nghị định 49/2026/NĐ-CP, hướng tới mục tiêu minh bạch hóa và rút ngắn tối đa thời gian thực hiện thủ tục cho người dân. Sự thay đổi này không chỉ trao quyền chủ động nhiều hơn cho cấp cơ sở mà còn tạo điều kiện để các hồ sơ đủ điều kiện có thể được giải quyết nhanh chóng, giảm thiểu các khâu trung gian không cần thiết. Để lộ trình cấp Sổ đỏ lần đầu diễn ra thuận lợi, sự phối hợp chủ động và cung cấp thông tin trung thực của bạn ngay từ bước xác minh ban đầu đóng vai trò then chốt, giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp một cách hiệu quả nhất trước những biến động về quy hoạch và pháp lý.

Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ Luật sư  qua số 0389 363 716 để được hỗ trợ và giải đáp!