Nội dung Điều 130 Luật Đất đai 2024 quy định rõ trách nhiệm lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính. Cụ thể: UBND cấp tỉnh cấp kinh phí; Tổ chức đăng ký đất đai trực tiếp cập nhật biến động; Công chức địa chính xã khai thác dữ liệu phục vụ dân. Cơ chế này bảo đảm mọi thay đổi về ranh giới, chủ sở hữu đều được ghi nhận hợp pháp, minh bạch.

Thẩm quyền quản lý và cấp vốn lập hồ sơ địa chính

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 130 Luật Đất đai 2024, việc vận hành hệ thống dữ liệu đất đai một cách trơn tru và chính xác bắt nguồn từ sự phân định rõ ràng về trách nhiệm chỉ đạo và nguồn lực tài chính. Cụ thể:

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Giữ vai trò là cơ quan chỉ đạo cao nhất tại địa phương. Luật mới nhấn mạnh trách nhiệm của UBND cấp tỉnh trong việc không chỉ chỉ đạo mà còn phải bắt buộc bố trí kinh phí để thực hiện lập hồ sơ địa chính. Việc đảm bảo nguồn ngân sách ổn định có thể giúp quá trình đo đạc, số hóa dữ liệu được thực hiện đồng bộ, tránh tình trạng hồ sơ bị tồn đọng do thiếu nguồn lực.

Cơ quan chức năng quản lý đất đai (Sở/Phòng Nông nghiệp và Môi trường): Đây là đơn vị trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện trên thực tế. Bên cạnh việc lập hồ sơ, các cơ quan này còn có trách nhiệm liên tục kiểm tra, giám sát quá trình chỉnh lý và cập nhật dữ liệu thường xuyên.

⇒ Sự phối hợp chặt chẽ giữa cấp chỉ đạo và đơn vị thực thi hướng tới việc xây dựng một hệ thống thông tin đất đai “đúng, đủ, sạch, sống”. Đối với người sử dụng đất, cơ chế này có thể giúp các thông tin về thửa đất luôn được cập nhật kịp thời với thực tế, từ đó hỗ trợ các giao dịch hành chính diễn ra thuận lợi, minh bạch và giảm bớt các thủ tục xác minh phức tạp không cần thiết.

Căn cứ: Khoản 1, Khoản 2 Điều 130 Luật Đất đai 2024

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ địa chính tại địa phương và bố trí kinh phí để tổ chức thực hiện.

2. Cơ quan có chức năng quản lý đất đai có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ địa chính; kiểm tra, giám sát việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính thường xuyên tại địa phương.

>>Tìm hiểu thêm: Quy định về đền bù với đất thổ cư ở nông thôn

Đơn vị trực tiếp cập nhật biến động lên hồ sơ và giải pháp duy trì dữ liệu?

Để đảm bảo mọi giao dịch đất đai của người dân đều được pháp luật ghi nhận kịp thời, Khoản 3 Điều 130 Luật Đất đai 2024 đã xác định rõ đơn vị chịu trách nhiệm thực thi các nghiệp vụ kỹ thuật và lưu trữ.

Tổ chức đăng ký đất đai (Văn phòng Đăng ký đất đai các cấp): Đây là cơ quan chuyên trách thực hiện việc lập, chỉnh lý và cập nhật thường xuyên mọi biến động vào hồ sơ địa chính. Khi người sử dụng đất thực hiện các thủ tục như chuyển nhượng (sang tên), tách thửa, hợp thửa hoặc thay đổi mục đích sử dụng đất, các thông tin này sẽ được hệ thống hóa một cách đồng bộ. Việc tập trung trách nhiệm vào một đầu mối chuyên môn có thể giúp quy trình xử lý hồ sơ trở nên chuyên nghiệp hơn, hạn chế các sai sót về dữ liệu ranh giới và diện tích.

Đảm bảo quyền tiếp cận thông tin tại cơ sở: Nhận diện thực tế là một số địa phương hiện nay chưa hoàn thiện hoàn toàn cơ sở dữ liệu số, Luật đã đưa ra giải pháp chuyển tiếp thiết thực. Theo đó, tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm cung cấp bản sao hồ sơ, tài liệu địa chính (dạng giấy) cho UBND cấp xã để quản lý và sử dụng chung.

⇒ Quy định này mang ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi tra cứu thông tin của người dân. Dù ở những khu vực vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện số hóa hoàn toàn, người dân vẫn có thể thực hiện việc kiểm tra, xác minh thông tin thửa đất ngay tại UBND cấp xã. Điều này giúp các giao dịch dân sự tại địa phương diễn ra an toàn, minh bạch, giảm thiểu rủi ro mua bán đất đai không rõ ràng về pháp lý.

Căn cứ: Khoản 3 Điều 130 Luật Đất đai 2024

3. Tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm thực hiện việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính.

Đối với những địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm cung cấp bản sao hồ sơ địa chính cho Ủy ban nhân dân cấp xã để sử dụng.

>>Đọc thêm: Quy định về đăng ký biến động theo điều 133 của luật đất đai 2024

Vai trò và trách nhiệm của công chức địa chính cấp xã

Là cấp quản lý gần dân nhất và bám sát hiện trạng thực tế tại địa phương, công chức địa chính cấp xã đóng vai trò mắt xích quan trọng trong việc vận hành hồ sơ địa chính theo Khoản 4 Điều 130 Luật Đất đai 2024. Nhiệm vụ của vị trí này tập trung vào các nội dung trọng tâm sau:

Đầu mối hỗ trợ khai thác thông tin: Công chức địa chính có trách nhiệm quản lý và sử dụng các dữ liệu từ hồ sơ địa chính để phục vụ nhu cầu của công dân. Điều này giúp người dân dễ dàng tiếp cận các thông tin pháp lý về thửa đất ngay tại địa phương mà không nhất thiết phải di chuyển lên các cơ quan cấp trên, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí đi lại.

Cập nhật kịp thời các biến động tại cơ sở: Đối với các trường hợp biến động đất đai thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc tiếp nhận tại cấp xã, công chức địa chính có nhiệm vụ cập nhật vào hồ sơ quản lý. Việc ghi nhận sớm các thay đổi có thể giúp hệ thống dữ liệu luôn bám sát thực tế, hỗ trợ các quy trình hành chính tiếp theo diễn ra thuận lợi hơn.

Giám sát và bảo vệ tính nguyên trạng của đất đai: Một nhiệm vụ then chốt khác là phản ánh kịp thời các tình trạng vi phạm pháp luật đất đai như lấn chiếm, sử dụng sai mục đích hoặc xây dựng trái phép vào hồ sơ địa chính. Việc lưu vết các hành vi này giúp cơ quan chức năng có căn cứ xử lý chính xác, đồng thời bảo vệ quyền lợi cho những người sử dụng đất hợp pháp xung quanh, tránh những tranh chấp kéo dài do vi phạm không được ghi nhận sớm.

⇒ Sự sâu sát của đội ngũ công chức địa chính cấp xã không chỉ đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật mà còn góp phần xây dựng một môi trường pháp lý đất đai minh bạch – nơi quyền lợi và thắc mắc của người dân được ghi nhận và giải quyết kịp thời ngay từ cơ sở.

Căn cứ: Khoản 4 Điều 130 Luật Đất đai 2024

4. Công chức làm nhiệm vụ địa chính cấp xã có trách nhiệm quản lý, sử dụng thông tin từ hồ sơ địa chính phục vụ cho yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai tại địa phương và theo yêu cầu của công dân; cập nhật biến động đất đai đối với những trường hợp biến động thuộc thẩm quyền và phản ánh tình hình vi phạm trong quản lý, sử dụng đất vào hồ sơ địa chính

Quy định tại Điều 130 Luật Đất đai 2024 đã tạo ra một hành lang pháp lý minh bạch, phân định rõ trách nhiệm của từng cấp cơ quan từ tỉnh đến xã trong việc quản lý và chỉnh lý hồ sơ địa chính. Việc chuyển dịch từ quản lý thủ công sang chú trọng xây dựng cơ sở dữ liệu số, đồng thời đảm bảo nguồn kinh phí thực hiện có thể coi là bước tiến lớn nhằm tối ưu hóa quy trình hành chính trong lĩnh vực đất đai. Đối với người sử dụng đất, sự rõ ràng này không chỉ giúp rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục biến động mà còn là lá chắn quan trọng giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp. Khi hồ sơ địa chính được cập nhật đầy đủ, chính xác và dễ dàng tra cứu ngay tại cơ sở, các rủi ro về tranh chấp hay sai lệch thông tin sẽ được giảm thiểu đáng kể. Việc chủ động nắm bắt các quy định này sẽ giúp người dân thực hiện các quyền của mình một cách thuận lợi và an toàn hơn trong môi trường pháp lý mới.

Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ Luật sư Trần Đức Tài 0389 363 716 để được hỗ trợ và giải đáp!